Stafmedewerker Aankoop

Aanbod

Bij Groep Zorg H. Familie krijg je de kans om mee te bouwen aan een warme en zorgzame werkomgeving. Daarnaast bieden wij jou:

• Een uitdagende en afwisselende job waarbij je werkt voor de verschillende voorzieningen van Groep Zorg H. Familie (standplaats: Kortrijk)
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, opleidingsmogelijkheden en extra legale voordelen.
• Een contract van onbepaalde duur in een organisatie die bekend staat om haar familiale sfeer.

Jobomschrijving

1) De aankoopstrategie van de organisatie uitwerken en verder uitbouwen

• Je werkt een visie uit over welke aankopen we zelf realiseren, en voor welke aankopen we een beroep doen op een samenaankoop, of een aankoopcentrale.
• Voor de aankoopopdrachten in eigen beheer sta je in voor de correcte toepassing wet overheidsopdrachten (e-procurement wetgeving).
• Je waakt er over dat alle aankopen verlopen volgens de wettelijke verplichtingen en afspraken inzake interne controle.

2) Het operationeel aankoopbeleid van de organisatie uittekenen en optimaliseren      

• Je identificeert de aankoopbehoeften van de verschillende diensten  en voorzieningen en analyseert vervolgens de markt van de leveranciers en producten.
• Je onderhandelt over prijzen en leveringsvoorwaarden van producten en diensten  met de leveranciers.
• Je evalueert samen met de eindgebruiker de leveranciers en producten op prijs en kwaliteit,  en stelt waar mogelijk verbeteringen voor.
• Je neemt een aantal strategische dossiers voor de groep operationeel vast.
• Je optimaliseert het contractenbeheer binnen de organisatie (opstellen contract, opvolging uitvoering contracten tot goedkeuring voor betaling, opvolging termijn, verificatie indexatie,…). Dit zowel voor de leveringscontracten als de contracten voor diensten.
• Je staat in voor de verplichte gegevensregistraties op vlak van aankopen, en voor de opmaak van een jaarverslag aankoop.

3) Het aankoopproces aansturen en optimaliseren

• Je bent verantwoordelijk voor het administratief aankoopproces, en optimaliseert dit proces waar mogelijk. Je werkt hiervoor nauw samen met de algemene directies, de facilitair verantwoordelijken, en de andere medewerkers binnen de voorzieningen met bestelbevoegdheid.
• Je superviseert de naleving van de intern afgesproken procedures op vlak van bestelbevoegdheid, leverings- en factuurgoedkeuring. Dit binnen het kader zoals uitgezet door de groep.

4) Het aankoopbudget opmaken en opvolgen

• Je volgt de financiële en economische situatie met betrekking tot aankopen in de organisatie nauwlettend op. Je geeft input in de begrotingsopmaak, zorgt voor kwartaalopvolging op vlak van verbruikskosten en kosten van contracten, en geeft toelichting bij afwijkingen tussen begroting en realisatie.

Je rapporteert in deze functie aan de financieel administratief directeur.

Profiel

• Je beschikt over een masterdiploma, of hebt een gelijkwaardig ervaring opgebouwd.
• Je beschikt over sterke analytische vaardigheden om data te analyseren en te interpreteren om de beste beslissingen te nemen voor inkoopstrategieën en procesoptimalisatie.
• Je bent sterk in communicatie en kunt goed overweg met diverse belanghebbenden, zowel binnen als buiten de organisatie.
• Je werkt graag samen met verschillende teams en kunt de belangen van verschillende voorzieningen op één lijn brengen.
• Ervaring (aankoopwetgeving, wet overheidsopdrachten) is een pluspunt, maar geen vereiste. We zoeken iemand die bereid is om te leren en te groeien in deze functie.
• Je bent klantgericht, gericht op verbetering en werkt en denkt probleemoplossend.
• Je bent in staat zowel zelfstandig als in teamverband te werken.
• Je bent bedreven in het gebruik van MS Office (Excel, Word, Powerpoint en Outlook)